Una volta Completato il tuo progetto ora sei pronto a ricevere gli ospiti ma prima devi avere a disposizione tutta la modulistica per la gestione casa vacanze.
Gli adempimenti sono diversi, oltre a quelli obbligatori per legge,
non meno importanti è la modulistica per gestire i rapporti con il tuo ospite prima e dopo il suo soggiorno.
Consigli per una corretta gestione delle Case Vacanze
Di seguito i miei consigli:
Il contratto
Lo stato dei luoghi
La ricevuta
La restituzione del deposito
La recensione
Format di risposte
Questionario di soddisfazione
Modulistica per la gestione della casa vacanza: il contratto
Per fittare la tua casa vacanza c’è l’obbligo per legge di redigere un contratto tra il locatore e l’ospite, questo contratto deve essere in duplice copia e deve contenere tutti i dati del locatore e dell’ospite, i dati dell’immobile, il periodo della locazione, il prezzo, la modalità di pagamento ed una breve descrizione dello stato dei luoghi.
Non vi è l’obbligo di registrazione in quanto normalmente il soggiorno non supera i 30 giorni. Stipulare un contratto di fitto con il futuro ospite è importante in quanto si deve da subito stabilire un clima di fiducia e di rispetto reciproco tra le parti.
Lo stato dei luoghi e le dotazioni :
L’inventario è un documento che va redatto all’arrivo dell’ospite e prima della consegna delle chiavi. Anche questo documento è sinonimo di professionalità da parte del gestore ed è un modo per evitare sorprese o disguidi a fine soggiorno. Puoi utilizzare il modulo allegato e personalizzarlo in base alle tue dotazioni e barrare lo stato di conservazione.
Il pagamento del soggiorno: La ricevuta o fattura
Una volta che hai ricevuto il pagamento del soggiorno sia esso acconto o saldo Ti consiglio di effettuare subito la ricevuta ed anticiparla via email all’ospite, l’originale sarà consegnato al momento del check-in o Check-out.
Ti consiglio d’inserire tutti i dati della prenotazione ed i dati del cliente, in quanto è segnale di professionalità e trasparenza nei confronti dell’ospite
Per quanto concerne il metodo di pagamento, Ti consiglio sempre di chiedere un acconto a garanzia della prenotazione, anche questo metodo è sinonimo di correttezza e di impegno per entrambi le parti sia per il locatore che per il conduttore.
La ricevuta per importi superiori a 77,47 deve contenere il bollo di euro 2,00 a carico dell’ospite.
Anche questa procedura è dimostrazione di professionalità fermo restando il rispetto della legge!
Restituzione del deposito di garanzia :
Nella maggior parte dei casi il soggiorno si conclude regolarmente senza nessuna problematica con la restituzione del deposito di garanzia.
Ci sono altri casi dove, purtroppo, In seguito alla constatazione di alcuni danni causati al tuo alloggio, devi trattenere una parte del deposito di garanzia.
In questo caso puoi utilizzare i modelli di lettera in base alla tipologia di problematica constatata.
La somma a deposito di garanzia conviene sempre regolarizzarla, è un modo per dimostrare correttezza per entrambi le parti.
La recensione
E’importante incentivare l’ospite a lasciare una recensione, se non lo fa spontaneamente a fine soggiorno.
Ed e’ importante anche farlo presto, uno due giorno dopo che l’ospite ha lasciato la struttura, quando è ancora vivo il ricordo del soggiorno.
Le recensioni sono importanti perché formano la brand reputation di una struttura e incidono in maniera massiccia sull’aspetto delle vendite.
Format di risposte
L’approccio con il cliente che chiede informazioni è fondamentale, rispondere subito e bene significa ottenere subito la fiducia del futuro ospite!
In primis per sincerarsi che abbia ricevuto la mail e in secondo luogo per cercare di suscitare in lui un interesse qualora non abbia già provveduto ad effettuare la prenotazione del suo soggiorno presso un’altra struttura.
Questionario di soddisfazione
Il questionario di soddisfazione cliente è importante anche perché attraverso esso abbiamo modo di conoscere di valutare l’impatto dei canali distributivi di come il cliente è venuto a conoscenza della struttura attraverso internet e quindi se attraverso google o tripadvisor o booking com in modo da studiare anche la migliore strategia di marketing
E’ di fondamentale importanza chiedere un feedback al cliente sulla struttura in generale, che cosa hanno apprezzato maggiormente o cosa li ha disturbati, e anche come giudicano la colazione e il rapporto qualità prezzo se hanno consigli o suggerimenti per le camere ( ad es aggiungere uno specchio, migliorare i piani di appoggio in bagno)
Tutti giudizi importanti che ci aiutano a migliorare la qualità del servizio reso.
Ti consiglio di rivolgerti ad un professionista di fiducia per verificare la tipologia di modulo offerto in Bozza ed eventualmente fare delle modifiche oppure aggiungere commenti o segnalarci i punti che non sono chiari per questo articolo gestione casa vacanze.
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